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COVID 19 - A Hora de Planejar a Recuperação é Agora

Por Nicholas Bahr, Diretor Global de Prática, Gestão de Risco Operacional, DuPont Sustainable Solutions (nicholas.bahr@consultdss.com)


A luta para impedir a propagação comunitária do COVID-19 (coronavírus) e reduzir os impactos econômicos continua consumindo a atenção dos líderes empresariais. De fato, a própria natureza dessa pandemia - uma emergência contínua e não um evento único - exige extrema agilidade e criatividade dos executivos. No entanto, ao debater a possibilidade de trabalho remoto e os impactos nas cadeias de suprimentos, estão perdendo um tempo valioso para planejar a recuperação das operações. Embora as empresas se encontrem na fase de resposta, já é tempo de iniciar a planejar a fase de recuperação.

Ainda se sabe muito pouco sobre o coronavírus e seus impactos econômicos. A transmissão do vírus começará a diminuir com o término da temporada de gripe no Hemisfério Norte? A recuperação será um retorno à normalidade em uma prazo relativamente curto ou a pandemia provocará uma recessão global? À medida que a situação evolui e os planos específicos de continuidade de negócios são implantados, é essencial que os líderes de negócio desviem agora alguma atenção para planejar como retornarão à capacidade total.

Em uma recente pesquisa sobre Gestão de Riscos Operacionais realizada pela DuPont Sustainable Solutions, descobriu-se que os executivos estão priorizando respostas imediatas ao administrar crises e deixando de se preparar para recuperação de longo prazo. Enquanto 70% dos líderes de negócio estão confiantes de que seu planos de paralisação os protegerão dos efeitos imediatos de um grande incidente, 25% não têm certeza em relação à qualidade dos planos e 33% admitem que existe a possibilidade de que um único ponto de falha possa arruinar todo o plano. Isso nos revela que as empresas não estão suficientemente preparadas para os impactos da atual pandemia.

Essa falta de preparação pode representar o fim: de acordo com a Agência Federal de Gestão de Emergências dos Estados Unidos, mais de 40% das empresas nunca voltam a reabrir após um desastre e, para aquelas que conseguem retomar as operações, apenas 29% seguem funcionando após dois anos.


Como sua empresa pode se recuperar da pandemia do coronavírus?


Cuide das pessoas
Para qualquer operação, o recurso mais importante são as pessoas: portanto, devem ser prioridade. Durante a fase de resposta, as empresas devem estabelecer um canal de comunicação robusto e frequente com todos os funcionários, que inclua um mecanismo de monitoramento para entender se eles ou familiares foram infectados ou afetados pelo vírus. Não se esqueça de ambientes de trabalho remotos ou parcialmente remotos, já que parte dos funcionários está trabalhando em casa. As empresas não devem descuidar das famílias dos funcionários, também dando atenção à segurança e à saúde desse grupo. Seja proativo e faça recomendações frequentes às famílias sobrea melhor maneira de se proteger em casa e em público para evitar a recontaminação. A maioria das pessoas lê notícias de saúde nas mídias sociais, um lugar muito suscetível a boatos e desinformação. Nenhum funcionário pode trabalhar adequadamente se estiver receoso em relação à sua família.

Ao planejar a fase de Recuperação, desenvolva protocolos que garantam a integridade dos funcionários antes de voltar ao trabalho. E proporcione um ambiente com segurança sanitária para quando retornarem. Todas as estações de trabalho e equipamentos devem ser esterilizados para garantir evitar a transmissão do vírus.


Estabeleça um claro sistema de governança
Uma das prioridades do planejamento de Recuperação é ter um modelo claro de governança que priorize decisões rápidas. Isto é particularmente importante para empresas de maior porte, com mais níveis hierárquicos e muitos processos. Deve ser estabelecido um Comitê Executivo de Recuperação que atribua responsabilidade aos comitês regionais e locais. Cada um deve ter autonomia para tomar decisões localmente, relacionadas a pessoal e ativos operacionais, conforme necessário.

Esteja preparado para uma recuperação em fases. Provavelmente, levará tempo para retornar o ritmo das operações integralmente. Isso significa que será necessário se preparar para trazer pessoas e operações de volta à normalidade de maneira racional, planejada e estruturada. Avalie vários cenários e obstáculos para ajudar na preparação.


Faça novas avaliações de risco
Em função da incerteza inerente a essa pandemia - transmissibilidade e sazonalidade, por exemplo -, é essencial que as empresas reconsiderem qualquer avaliação de risco existente, usando três cenários diferentes:


  • 1 ou 2 meses de circulação do vírus e impacto financeiro de curto prazo para a empresa;
  • Mais de 2 meses de impacto viral e desaceleração econômica global;
  • Pandemia de longo alcance e recessão mundial sustentada.

A avaliação de risco deve se concentrar primeiramente em operações críticas para os negócios - isso inclui especialmente pessoas. As implicações humanas, financeiras, tecnológicas e operacionais em cada cenário devem ser totalmente compreendidas. Por exemplo, dentro de uma empresa de alimentos, é preciso garantir que seja feita a esterilização completa de todos os ativos durante a fase de recuperação, a fim de administrar proativamente qualquer preocupação relacionada à contaminação dos produtos. E é preciso estar preparado para provar isso, evitando assim a dúvida ou o medo do público.


Essas avaliações são distintas das que levaram em conta os impactos durante a fase de resposta e, portanto, devem ser realizadas como um exercício separado.


Tenha uma visão realista da cadeia de suprimentos e suas implicações
A pandemia tem causado estragos nas cadeias de suprimentos de muitas empresas. Por exemplo, a Hyundai suspendeu a produção na Coreia do Sul por causa da falta de peças fabricadas na China. E isso aconteceu antes do coronavírus atingir o próprio país. Até a Apple, que registra cerca de um quarto da receita operacional na China, fechou temporariamente lojas e fábricas de montagem e enfrenta problemas na cadeia de suprimentos, já que 290 de seus 800 fornecedores estão sediados na China.2 À medida que mais e mais empresas tomam medidas para conter a propagação comunitária do vírus, mais a escassez da oferta fica acentuada e ganha longo alcance. Por isso, é fundamental que as empresas tenham uma visão realista sobre a entrega esperada de insumos por parte dos fornecedores atuais e sobre o que pode ser adquirido em outros lugares de acordo com as metas de produção. As empresas podem ser otimistas em relação à sua capacidade de entrega, mas os esforços para ter uma imagem realista serão fundamentais. Não enfrentarão apenas problemas de entrega dos fornecedores, mas também de transporte de mercadoria, que pode estar ainda mais afetado.

Em paralelo, as empresas também devem apresentar projeções realistas aos clientes e não prometer demais. É natural que as queiram tranquilizar seus clientes, mas prometer demais gera desconfiança. Pode haver escassez de equipe, se as pessoas ainda estiverem em quarentena ou se recuperando de qualquer doença ou questões familiares relacionadas à epidemia.


Analise os riscos operacionais e a integridade dos ativos
Durante qualquer paralisação não planejada, há riscos inerentes à retomada das operações. Por exemplo, os incidentes de segurança dos processos têm chance cinco vezes maior de ocorrer durante a inicialização do que durante as operações normais3. Para reduzir esses riscos, deve ser feita uma avaliação completa de todos os riscos críticos, de forma garantir a integridade de todos os ativos e processos antes de reiniciar. As políticas e os procedimentos devem ser atualizados e totalmente documentados. Provavelmente, alguns ativos não foram mantidos de acordo com o cronograma, portanto devem ser verificados seguindo todos os procedimentos de bloqueio e sinalização e deve ser realizado qualquer trabalho de manutenção antes da inicialização. Os processos de controle que foram digitalizados também devem ser testados. Por fim, deve ser concluída uma revisão detalhada da segurança antes do reinício das operações.


Use o tempo de paralisação produtivamente
Quando as operações desaceleram ou são interrompidas, surge a oportunidade de aproveitar o tempo das equipes em casa para maximizar a preparação para a fase de recuperação. Pode-se atualizar procedimentos e treinamentos, revisar planos de terceirizados e eventualmente contratar novas equipes, caso se preveja mais trabalho durante a reinicialização. Crie listas de verificação; faça planejamento de pessoas e de como auxiliar a ampliação das operações. Esse também é o momento ideal para desenvolver competências entre profissionais sobre como gerenciar melhor e reduzi riscos operacionais, usando treinamento virtual ou módulos relevantes de e-learning.


Concentre-se na comunicação externa
Se o vírus afetou sua empresa - seja com um funcionário doente, transmissão confirmada no local de trabalho, quarentena imposta ou até a percepção de que a empresa não fez o suficiente -, pode haver danos à reputação. Por isso, devem ser implementadas medidas proativas para tranquilizar todos os clientes, partes interessadas, membros da comunidade e o público em geral. O público externo quer saber o que aconteceu, quais esforços de mitigação foram adotados e como a empresa pode garantir que será capaz de atender às expectativas. Ao mostrar que a empresa está "aberta aos negócios", tranquilize funcionários, comunidades e investidores, contribuindo para gerar perspectivas econômicas melhores e mais amplas.


Conclusão


Embora acreditem estar preparadas para reagir diante de uma interrupção nos negócios, muitas empresas não dedicam tempo suficiente ao processo de recuperação. E isso é ainda mais prevalente no caso da epidemia do coronavírus, pois a resposta se mistura à recuperação. Nunca é cedo para começar fazer planos de recuperação. As ações recomendadas neste documento devem ser uma extensão dos esforços de resposta, e não uma iniciativa nova ou separada. Ainda que a mesma equipe possa executar ambos os trabalhos, os esforços de recuperação são distintos dos esforços de resposta. Durante a fase de resposta, o objetivo é limitar o impacto sobre as equipes e as operações. Na fase de recuperação, o foco é retomar rapidamente as funções críticas dos negócios e minimizar a perda de clientes. É fundamental que as empresas se concentrem amplamente no planejamento do processo de recuperação e transformem riscos em oportunidades ao se preparem serem proativas.


Veja o infográfico.